BCP対策では、企業が自然災害や戦争、感染症の流行など突発的に発生しうる緊急事態にも事業を続けられるように、手順や内容を計画書にまとめます。この対策の一環として行いたい文書の電子化について詳しく紹介します。
「バイタルレコード」とは、「企業の存続に関わる文書や代替情報が求められない文書」を指し、企業にとっての重要文書の一種です。
バイタルレコードは緊急時に失われると企業にとって事業の継続などが難しくなる、事業活動に支障をきたす情報や文書を指します。BCP対策ではバイタルレコードをどのようにして取り扱うか、セキュリティの方法や管理者の指定とあわせて重視されています。
文書の電子化によって、紙の文書を管理する手間が減るため、従来よりも管理がしやすくなります。文書の修正や改訂もしやすくなり、画像・動画の添付も可能になるため文書の品質も向上します。
管理コストは、人件費と保管場所や保管方法にかかるコストに分けられ、文書を電子化すると両方にかかっていたコストが削減できます。
文書の電子化とともにジャンルや内容、機密レベルに応じて文書を選り分けることで、業務に必要な情報を抜き出しやすく、管理がしやすくなります。必要なときに必要な情報がスムーズに取り出せる検索性の向上が期待できます。
電子化によって情報の取り扱いが従来よりも容易になり、検索性がアップすると、業務にかかる手間や時間が減るため、文書管理以外の業務にも注力しやすくなります。
紙媒体の場合、そのつど必要な情報を探し出す手間がかかります。一方、文書の電子化を実施すると必要な情報のみを抜き出し、共有をスピーディに行えるようになります。
災害発生時に紙媒体で文書を保管していると、情報が失われるおそれがあります。電子化は機密文書や顧客データのような情報資産を保持する際に役立ちます。
紙の機密文書は専用の保管場所を決めて立ち入りを制限しなければなりませんが、電子化によってパスワードやアクセス制限をかけるだけで、社外への持ち出しも可能になります。
社内の一角に紙の文書を保管するスペースを設けると、そのぶんスペースが狭まってしまいます。一方、電子化を行うと場所を一切必要としなくなるため、保管場所の削減に役立ちます。
バイタルレコードなどの重要文書はBCP対策に必須ですが、すべてを電子化することも情報漏えいや機密保持、ネットワークが使用不能になった際の情報保全など、いくつかのリスクが考えられます。
リスクを少しでも分散するためには、従来と同様に紙文書の保存も検討しましょう。