災害や緊急事態が発生した際には、その被害をできるだけ抑え、事業活動を継続・早期に復旧させることが大切です。そのためにも緊急時の対処方針や手段を決めておく計画をBCPと呼びます。このBCPは計画するだけでは意味がありません。実際に災害や緊急事態が発生した場合に行動に移せるように、日頃から訓練を行っておくことが大切です。
こちらの記事ではBCP訓練の種類や進め方についてまとめていきます。
現場で行われる訓練とは別に、実際に緊急事態が発生した場合を想定して会議室などを使用して行う訓練を「机上訓練」と呼びます。
机上訓練を行う場合には、あらかじめ作成しておいたBCPの手順に従い、議論形式でそれぞれのメンバーの役割を確認します。その上で、実際に緊急時に活動ができるかを検討していく、という内容になります。具体的には、誰がいつ、どこで何を行い、報告や連絡、記録をするのかなどの要素を確認します。
メンバー同士で言葉を交わしながら進めていくため、全員のBCPに対する意識を高め、認識をすり合わせる機会にもなります。
企業における緊急連絡網には、緊急事態発生時の連絡方法やどの順番で連絡をするのかといったルールが定められています。緊急連絡網を作成しておくことで、緊急時にも迅速かつ正確な情報伝達が可能になるとともに、対応指示を行えるようになります。また、従業員の安否確認や情報収集にも役立てられます。
以上の点から、訓練では電話連絡網の確認を行っておくことが大切です。あわせて、緊急時通報の演習も行っておきましょう。通報ルールや連絡手段について周知するのもポイントのひとつといえます。
現在、多くの企業が業務に関するデータのバックアップを保存することによって、緊急事態が発生した場合にもすぐにデータを復旧して業務を続けられるように対策を行っています。
ただし、実際に災害が発生した際にデータや書類をスムーズに利用するためには、バックアップしている場所からデータなどを取り出す訓練を行っておくことも必要です。また、情報システムを利用している場合には、代替システムを用意して、緊急時にも問題なくシステムが起動可能かを試す訓練も含めることが望ましいといえます。
災害などが発生した場合、工場や事務所などの施設がダメージを受けてしまい、拠点としての機能を失うケースも考えられます。このような事態に備え、企業によっては、バックアップの工場や事務所を準備していることもあるでしょう。
緊急事態が発生したと想定し、復旧要員の一部を実際に代替施設に移動させ、移動した先で事業を復旧させる訓練も必要です。実際に移動して事業の復旧が可能なのどうかを確認し、課題点などがあれば改善策を検討します。
総合訓練では、緊急事態が発生してからの一連の流れを時系列に沿って実証していきます。この場合には、まず特定の災害と被害状況を設定した訓練用のシナリオを用意し、上記でご紹介した机上訓練と演習を組み合わせながら進めていきます。
それぞれの要素別の訓練とは異なり、総合訓練を行うことでさまざまな場面で柔軟な対応力を養えるとともに、各要素同士の連携を強化できるという面もあります。
BCP訓練を行う場合は、まず訓練の目標やテーマを明確にし、シナリオを作成します。その後、訓練を実施し、訓練終了後には振り返りの時間を設けて検証を行います。参加者にはアンケートなどに答えてもらい、今後の訓練やBCPの改善などに役立てていきます。さらに訓練の評価を行って、BCPの内容が十分かどうかを確認することも重要なポイントです。
このように、BCP訓練はシナリオを作成した上で、実際に演習を行うことが大切です。下記の記事では、「BCP訓練のシナリオ例」や「詳細な机上訓練」について解説していますので、訓練に活かしてください。